บันทึกหอจดหมายเหตุของวัด

 

หลักการและเหตุผล

 

                   การบันทึกเหตุการณ์และเรื่องราวต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัดนั้น มีความสำคัญ เพราะจะเป็นประโยชน์ทั้งในปัจจุบันและอนาคต ในการติดตามเรื่องราว ศึกษา และในการเตรียมตัวรับเหตุการณ์อื่น ๆ ที่จะตามมาอย่างมีประสิทธิภาพ การบันทึกเช่นนี้เรียกว่า “จดหมายเหตุ” จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับพระสงฆ์เจ้าอาวาสองค์ต่อ ๆ มาที่จะมาทำหน้าที่แทนสืบต่อไป ที่จะศึกษาเรียนรู้เรื่องราวต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นมาแล้วที่วัด ทั้งด้านดีและด้านลบ เหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งได้แก่ การเขียนประวัติของวัดอย่างละเอียด ปัจจุบัน ประวัติของวัดจะบันทึกเรื่องราวโดยละเอียดเฉพาะเรื่องราวในอดีตที่มีการเขียนมาแล้ว แต่ในระยะหลัง ๆ เอกสารต่าง ๆ ถูกเก็บอยู่ที่วัด อีกทั้งไม่มีบันทึกจดหมายเหตุ ทำให้ประวัติของวัดต่าง ๆ มีเฉพาะชื่อของพระสงฆ์เจ้าอาวาส และปีที่ประจำอยู่ หรือหากมีรายละเอียดบ้าง ก็มาจากภาพทั่ว ๆ ไป มิได้มาจากการศึกษาเอกสารและบันทึก
 

ผู้รับผิดชอบโครงการ
         ห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ และสำนักเลขาธิการอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ
 

 

ขั้นตอนการดำเนินการ

1.

สำนักเลขาธิการฯออกแบบและจัดพิมพ์สมุดบันทึก พร้อมทั้งจัดส่งไปยังวัดต่าง ๆ (ภายในเดือนเมษายน ค.ศ.2005)

 

 

2.

วิธีการบันทึก

 

- เจ้าอาวาสควรเป็นผู้บันทึกเอง หรือผู้ช่วยเจ้าอาวาสผู้ได้รับมอบหมาย หากจำเป็น จะเป็นเลขานุการของวัดเป็นผู้บันทึกก็ได้

 

-บันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่น่าสนใจ ดังนั้นไม่จำเป็นต้องบันทึกทุกวัน หากเหตุการณ์ทุกอย่างเหมือนเดิม

 

   หรือเป็นไปตามปกติ

 

-บันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์ที่จะบันทึก เรื่องของวันเวลา ชื่อบุคคล และสถานที่เกี่ยวข้อง สภาพแวดล้อมเบื้องหลัง

 

   หากมีเอกสารหรือรูปภาพประกอบ จะทำให้การบันทึกนั้นสมบูรณ์ขึ้น

 

- บันทึกการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นที่วัด

 

 

3.

การส่งมอบบันทึกจดหมายเหตุ ควรส่งมอบบันทึกจดหมายเหตุให้แก่คุณพ่อเจ้าอาวาสองค์ต่อไป และหากบันทึก นั้นมีอายุ

 

มากกว่า 5 ปี ขึ้นไป จัดส่งไปยังห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ

 

 

4.

จัดอบรมเลขานุการของวัดและหน่วยงาน เพื่อทำความเข้าใจเรื่องนี้ และเพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึก

 

โดยการจัดอบรมร่วมกับการอบรมทำความเข้าใจระบบหอจดหมายเหตุ
 

งบประมาณ

 

1. การจัดพิมพ์สมุดบันทึกจดหมายเหตุ 20,000.บาท (สองหมื่นบาทถ้วน) (ที่จริง การบันทึกจดหมายเหตุวัดต่าง ๆ จะใช้สมุด

 

         อะไรก็ได้ หากมีสมุดของวัดเองก็ยิ่งดี แต่เพื่ออำนวยความสะดวกให้มากขึ้น สำนักเลขาธิการฯ จะจัดพิมพ์และ
       แจกจ่ายไปยังวัดที่  ต้องการ)

 

2. การจัดอบรมเจ้าหน้าที่ของวัดและหน่วยงาน 50,000บาท (ห้าหมื่นบาทถ้วน)
 

ผลที่คาดว่าจะได้รับ

1.

การเขียนประวัติวัดต่าง ๆ จะสมบูรณ์ขึ้น

2.

บันทึกจดหมายเหตุจะทำให้คุณพ่อเจ้าอาวาสเข้าใจสถานการณ์ต่างๆ และทำให้การบริหารปกครองวัดเป็นไปได้ดีขึ้น

 

มีประสิทธิภาพมากขึ้น

3.

หอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ จะเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าเรื่องราวต่าง ๆ ได้สมบูรณ์มากขึ้น