การจัดตั้งหอจดหมายเหตุ

หลักการและเหตุผล


1) จดหมายเหตุ ได้แก่ เอกสารทุกชนิดที่เป็นผลมาจากการทำงานขององค์กรที่ถูกเก็บรักษาไว้ด้วยกัน เพื่อการอ้างอิงและ
การศึกษาค้นคว้า เพื่อให้เข้าใจถึงการทำงาน ความเป็นไปอย่างถูกต้องและเชื่อถือได้
                
หอจดหมายเหตุ ได้แก่ การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ และสามารถอ้างอิงได้ตามหลักวิชาการ หอจดหมายเหตุ
ุมีระบบการจัดเก็บอยู่หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาของเอกสาร
(Provenance) และการจัดเก็บตั้งแต่แรก (Original Order)
รวมทั้งขึ้นอยู่กับระยะเวลาและความสำคัญของเอกสารอีกด้วย โดยทั่ว ๆ ไป หอจดหมายเหตุแบ่งออกเป็น
2 ประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่ :

 

1.

หอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์ (Historical Archives) ปกติ เอกสารที่มีอายุ 25 ปี ขึ้นไป จะต้องถูกส่ง

 

เข้าจัดเก็บในหอจดหมายเหตุประวัติศาสตร์
 

2.

หอจดหมายเหตุงานบริหาร (Administrative Archives)  เอกสารที่มีอายุน้อยกว่า 25 ปี และเอกสารการบริหารงาน

 

ที่ผ่านมา แต่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว (ตามที่จะถูกกำหนดขึ้นโดยองค์กร เช่น 5 ปี หรือ 2 ปี) จะต้องถูกส่งเข้าจัดเก็บใน
หอจดหมายเหตุงานบริหารหอจดหมายเหตุชนิดนี้จะใช้งานเฉพาะในการศึกษา  อ้างอิงภายในองค์กรเท่านั้น

 

 

 

 

2) ปัจจุบัน ในประเทศไทย ได้มีการจัดตั้งสมาคมหอจดหมายเหตุแห่งประเทศไทยขึ้นในปี ค.ศ.2001

                 โดยมีอาจารย์ ชาญวิทย์ เกษตรศิริ เป็นนายกสมาคม และห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯได้เป็นสมาชิกของสมาคมฯนี้ด้วย สมาชิกของสมาคมฯนี้ประกอบไปด้วยหอจดหมายเหตุและห้องเอกสารขององค์กรต่าง ๆ ทั่วประเทศ ทั้งองค์กรของรัฐบาลและเอกชน ปรากฏการณ์นี้ทำให้เราเห็นได้อย่างชัดเจนว่า การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง และมีประโยชน์มหาศาลสืบต่อไป

 

3) ความสำคัญของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯและการจัดเก็บเอกสาร

  • อัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ เป็นองค์กรที่มีประวัติความเป็นมายาวนาน และนับได้ว่าเป็นอ้ครสังฆมณฑลที่มีความสำคัญที่สุดในประเทศไทย ทั้งนี้ สืบเนื่องมาจากประวัติความเป็นมาของมิสซังสยามในอดีต นับแต่ปี ค.ศ.1669 จนกระทั่งเป็นต้นกำเนิดของมิสซังต่าง ๆ ในภูมิภาคนี้หลาย ๆ มิสซัง รวมทั้งเป็นต้นกำเนิดของสังฆมณฑลต่าง ๆ ในประเทศอีกด้วย
    นอกจากประวัติความเป็นมาอีกยาวนาน พร้อมด้วยประวัติศาสตร์ที่มีคุณค่าแล้ว อัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯยังมีระบบการทำงานและการบริหาร ทั้งระดับฝ่ายและระดับเขตต่าง ๆ ทำให้มีหน่วยงานสังกัดอยู่มากมาย
     
  • การจัดเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ จากประวัติศาสตร์อันยาวนานกว่า350ปีนี้ ทำให้มิสซังสยามเข้าไปมีส่วนอยู่ในประวัติศาสตร์ของประเทศไทยอยู่มิใช่น้อย ทั้งจากบันทึกเก่า ๆ ของเอกสารของบรรดามิชชันนารีที่เข้ามาทำงานในประเทศไทย การจัดเก็บเอกสารของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯได้เริ่มต้นขึ้นอย่างจริงจัง ในปี ค.ศ.1988 แต่ยังมิได้ใช้ชื่อว่า “หอจดหมายเหตุ” ใช้แต่เพียงว่า “ห้องเอกสาร” โดยได้พยายามรวบรวมเอกสารต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วที่สำนักมิสซังฯเก่า คือ ตึกโรงพิมพ์อัสสัมชัญ และสำนักมิสซังฯปัจจุบัน โดยแบ่งออกเป็น 3 หมวดใหญ่ ๆ ได้แก่ :

                   1. หมวดเอกสาร          2. หมวดรูปภาพ         3. หนังสือ

              
         สำหรับหมวดเอกสารนั้น สามารถรวบรวมได้เฉพาะเอกสารที่มีอยู่ในสมัยกรุงรัตนโกสินทร์เท่านั้น ส่วนเอกสารที่มีอยู่ในสมัยกรุงศรีอยุธยานั้น ห้องเอกสารมีเฉพาะสำเนาเอกสารจากต้นฉบับที่มีอยู่ที่หอจดหมายเหตุคณะมิสซังต่างประเทศแห่งกรุงปารีส และหอจดหมายเหตุของสมณกระทรวงเผยแผ่ความเชื่อ
(Propaganda Fide) อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารเป็นการจัดเก็บโดยแบ่งหมวดเอกสารตามสมัยของพระสังฆราชต่าง ๆ จนกระทั่งถึงสมัยปัจจุบัน (Chronological System)
 

4) ข้อจำกัดของห้องเอกสารอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ

1. เอกสารที่จะจัดเก็บมีมาก แต่พื้นที่มีน้อยปัจจุบัน นอกจากเอกสารที่จัดเก็บไว้แล้วที่ห้องเอกสาร ยังมีเอกสารที่รอการจัดเก็บอีกจำนวนมาก อยู่ที่ :

  • สำนักมิสซังฯปัจจุบัน เอกสารในสมัยของพระอัครสังฆราช ยวง นิตโย และพระคาร์ดินัล ไมเกิ้ล มีชัย กิจบุญชู
  • ตามวัดต่าง ๆ
  • ตามฝ่ายต่าง ๆ ของอัครสังฆมณฑลฯ

       แม้ว่า เอกสารที่มีอยู่ที่สำนักมิสซังฯจะได้รับการจัดเก็บอย่างดี แต่ก็สมควรที่จะได้รับการจัดเก็บตามระบบที่หอจดหมายเหตุ ส่วนเอกสารตามวัดและตามฝ่ายต่าง ๆ ซึ่งมีอยู่มากมายนั้น ก็ได้รับการจัดเก็บตามสภาพของแต่ละวัดซึ่งแตกต่างกัน ควรที่จะมีระเบียบเพื่อให้จัดเก็บและจัดส่งเอกสารเหล่านั้นมายังหอจดหมายเหตุ

                 ปัจจุบัน ห้องเอกสารไม่มีพื้นที่เพียงพอที่จะรองรับเอกสารเหล่านี้ได้หมด จึงยังไม่มีการดำเนินการใด ๆ เพื่อจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ หลายครั้งเราต้องสูญเสียเอกสารต่าง ๆ ไป สืบเนื่องมาจากการทำลาย ทั้งจากธรรมชาติ แมลง และมนุษย์เอง
 

                       นอกจากนี้ ยังมีหนังสือเก่า ๆ และหนังสือทางด้านค้นคว้าอีกมากมาย รวมทั้งวัตถุต่าง ๆ ที่มีคุณค่าในการจัดเก็บ ทำให้เนื้อที่ที่มีไม่เพียงพออีกต่อไป  ส่วนสำคัญอีก 3 ส่วน ซึ่งห้องเอกสารยังไม่สามารถบริการได้ คือ :

 

 

1. ห้องซ่อมแซมเอกสาร

  2. ห้องเก็บของ (Store)

 

3. ห้องศึกษา ซึ่งควรจะรวมระบบคอมพิวเตอร์และการอ่านไมโครฟิล์ม

 4. งานมีมาก แต่คนทำงานมีน้อย

 

                       ปัจจุบัน มีคุณพ่อ สุรชัย ชุ่มศรีพันธุ์ และพนักงาน 2 คน รับผิดชอบงานด้านนี้ ซึ่งมีความจำเป็นจะต้องเข้ารับการอบรมอยู่เสมอเมื่อมีโอกาส เพระเหตุว่า งานหอจดหมายเหตุเป็นงานที่แตกต่างจากงานด้านประวัติศาสตร์ งานแต่ละด้านก็ไม่เหมือนกัน เช่น งานซ่อมเอกสาร และงานระบบคอมพิวเตอร์ งานหอจดหมายเหตุจึงควรมีการเตรียมบุคลากร และเพิ่มบุคลากรที่มีความสามารถเฉพาะด้าน ข้อจำกัดประการหนึ่งก็คือ งานหอจดหมายเหตุเป็นงานที่ไม่มีรายรับ หรือหากมีก็น้อยมาก เช่น การถ่ายสำเนา งานถ่ายเอกสาร แต่จะเป็นงานที่มีรายจ่ายค่อนข้างมาก มิใช่เฉพาะเงินเดือนพนักงาน แต่อุปกรณ์การจัดเก็บรักษาเอกสาร ก็มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง งานหอจดหมายเหตุจึงเป็นงานรักษาคุณค่า ความสำคัญ รักษาประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมขององค์กรเป็นสำคัญ
 

ขั้นตอนและระยะเวลาการจัดตั้งหอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ

   1) ด้านบุคลากร เตรียมให้มีบุคลากรที่มีความสามารถในการทำงานด้านนี้ โดย

         1.จัดตั้งคณะกรรมการเฉพาะกิจเพื่อร่วมกันวางแผนในการจัดตั้ง (ภายในเดือนเมษายน 2005) คณะกรรมการนี้ประกอบด้วย

 

 

  • ผู้ที่ทำงานด้านนี้ในปัจจุบัน
  • ผู้ที่ทางอัครสังฆมณฑลฯแต่งตั้ง
  • ผู้ที่มีความสนใจจะเข้ามาช่วยงาน

 

2. จัดส่งบุคลากรเข้ารับการอบรมและฝึกฝนเฉพาะด้าน (ภายในเดือนเมษายน 2005)

 

  • ด้านการจัดเก็บเอกสาร
  • ด้านซ่อมแซมเอกสาร
  • ด้านระบบคอมพิวเตอร์และไมโครฟิล์ม
  • ด้านการศึกษาเอกสารและเผยแพร่งานเขียน

   2) ด้านอาคารสถานที่

  • ออกแบบรายละเอียดของหอจดหมายเหตุ ให้เห็นถึงจำนวนห้อง และพื้นที่ใช้งาน อุปกรณ์การจัดเก็บ และอุปกรณ์ที่ใช้ และรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมด เพื่อประกอบการพิจารณา (ภายในเดือนเมษายน 2005)
  • เสนอให้ฝ่ายการเงินและทรัพย์สินพิจารณาอนุมัติอาคาร หรืออนุมัติการก่อสร้างอาคาร (ไม่สามารถกำหนดระยะเวลาได้)

   3) ด้านเอกสาร

  • เสนอร่างระเบียบการจัดเก็บ และส่งเอกสาร เพื่อให้ทุกวัดและทุกหน่วยงานปฏิบัติไปในทางเดียวกัน (ภายในเดือนเมษายน 2005) ตัวอย่างเช่น

 

   ระเบียบการจัดเอกสาร

 

1. การจัดแฟ้มหลักของวัดและหน่วยงาน-ชนิดของแฟ้มหลัก

 

  • ชนิดของแฟ้มรอง

 

2. วิธีการเข้าแฟ้ม-ตามลำดับเวลา

 

  • จากหลังไปหน้า
  • จากหน้าไปหลัง

   ระเบียบการส่งสาร

 

1. การจัดส่งด้วยเอกสาร

 

2. อายุของเอกสารที่จะต้องส่ง เช่น 5 ปีขึ้นไป เป็นต้น

 

  • การจัดการอบรมเลขานุการของวัดและหน่วยงาน เพื่อทำความเข้าใจระบบหอจดหมายเหตุ และความร่วมมือจากวัดและหน่วยงาน (ภายในเดือนตุลาคม 2005)
  • การจัดทำโครงการ “บันทึกจดหมายเหตุของวัด” และ “การเขียนประวัติวัด” เพื่อให้ทราบถึงหัวข้อในการบันทึก
    รายละเอียดที่ต้องบันทึก และการเขียน (ภายในเดือนเมษายน
    2005)

   ผู้รับผิดชอบโครงการ

 

คุณพ่อ สุรชัย ชุ่มศรีพันธุ์ และคณะกรรมการเฉพาะกิจ
 

   งบประมาณ

 

ยังไม่สามารถกำหนดงบประมาณได้ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของฝ่ายการเงินและทรัพย์สิน และการอนุมัติของ
พระสังฆราชงบประมาณนี้ รวมความถึง

 

  1. อาคารสถานที่ของหอจดหมายเหตุ
  2. เงินเดือนบุคลากร ทั้งที่มีอยู่แล้วและเพิ่มเติม
  3. จัดโครงการต่าง ๆ ประกอบโครงการ เช่น :

 

  • โครงการจัดอบรม
  • โครงการบันทึกจดหมายเหตุ

   ผลที่คาดว่าจะได้รับ

 

  1. หอจดหมายเหตุอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ จะเป็นหอจดหมายเหตุที่มีความสำคัญที่สุดในการศึกษาประวัติศาสตร์ของพระศาสนจักรไทย และมีความสำคัญในการศึกษาประวัติศาสตร์ของชาติไทยในบางด้าน นอกจากนี้ จะเป็นศูนย์รวมเอกสารและหนังสือที่มีค่าต่าง ๆ ของอัครสังฆมณฑลกรุงเทพฯ
  2. การบันทึกประวัติของวัดและประวัติขององค์กร ประวัติของพระสงฆ์จะเป็นไปตามหลักวิชาการ และมีความละเอียด มากกว่าที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
  3. เป็นแหล่งการศึกษา และค้นคว้าที่มีประสิทธิภาพ
  4. เป็นศูนย์ซ่อมแซม และรักษาเอกสารและหนังสือที่มีประสิทธิภาพตามหลักวิชาการ
  5. ทุกวัดและหน่วยงานเห็นความสำคัญของการเก็บรักษาเอกสาร
  6. หอจดหมายเหตุจะมีส่วนสำคัญในการจัดนิทรรศการ และการจัดแสดงพิพิธภัณฑ์ในโอกาสต่าง ๆ